Sekretarz/sekretarka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa
  
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
  
• nietypowe godziny pracy w tym dyżury
  

Zakres zadań

• Wykonuje czynności kancelaryjne przy pomocy elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD), w tym przedkłada korespondencję przełożonym do dekretacji, akceptacji i podpisu oraz rozdziela zadekretowaną korespondencję do wewnętrznych komórek organizacyjnych departamentu
• Zapewnia bieżącą obsługę sekretariatu departamentu oraz wsparcie organizacyjne kierownictwa, w szczególności prowadzi kalendarze, organizuje spotkania i narady, koordynuje sprawy związane z wyjazdami służbowymi oraz realizuje bieżące sprawy administracyjne
• Prowadzi, przy pomocy systemu kadrowo-płacowego KOMAeHR, komputerową ewidencję czasu pracy i absencji pracowników departamentu (w tym urlopów, pracy zdalnej oraz szkoleń)
• Zapewnia obsługę administracyjno-organizacyjną departamentu, w tym zaopatrzenie w materiały biurowe, eksploatacyjne oraz artykuły spożywcze. Ewidencjonuje i kontroluje zużycie tych materiałów
• Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne, związane ze stanowiskiem pracy oraz obsługuje urządzenia biurowe
• Przygotowuje i redaguje pisma, raporty oraz prezentacje, na potrzeby dyrektora i zastępców dyrektora departamentu

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość pakietu MS Office (Word, MS Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) na poziomie średniozaawansowanym
• Umiejętność skutecznej komunikacji
• Umiejętność współpracy w zespole
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem (dotyczy kandydatów/kandydatek urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość zadań i struktury organizacyjnej Ministerstwa Finansów
• Znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
• Znajomość protokołu dyplomatycznego