Specjalista/specjalistka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• Praca w biurze      
  
• Praca na stanowisku wymaga dyspozycyjności
  
• Obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• Praca  w pomieszczeniach biurowych, z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
  
• Budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac, budynek nie przystosowany dla osób niepełnosprawnych ruchowo – brak podjazdów oraz toalet  przystosowanych dla osób niepełnosprawnych,
  
• Praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.
  

Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie    https://www.gov.pl/web/gddkia/deklaracja-dostepnosci

Zakres zadań

• Przyjmuje, ewidencjonuje, kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą (w tym korespondencję niejawną) do podpisu i dekretacji dyrektorowi oraz jego zastępcom
• Prowadzi sprawy związane z korespondencją w systemie EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją), przekazuje sprawy po dekretacji w systemie EZD do kancelarii i komórek organizacyjnych Oddziału
• Prowadzi terminarz spotkań i narad w uzgodnieniu z dyrektorem i zastępcami oraz przygotowuje pod względem organizacyjnym i logistycznym obsługę spotkań i narad
• Udziela klientom zewnętrznym informacji i kieruje strony do komórek merytorycznych
• Obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału
• Redaguje pisma dyrektora oddziału i jego zastępców, obsługuje pocztę elektroniczną, książkę kontroli. Archiwizuje i przekazuje akta spraw dyrektora oddziału do zakładowego archiwum akt jawnych
• Przygotowuje i obsługuje spotkania dyrektorów z interesantami i gośćmi, dba o estetyczny wygląd gabinetów Dyrekcji, sekretariatu i sal konferencyjnych
• Prowadzi zadania z zakresu obsługi administracyjno-biurowej oraz prowadzi sprawy związane z zakupami sprzętu, wyposażenia biurowego oraz realizacją bieżących usług na rzecz Oddziału

Wymagania niezbędne

• Aktualne Poświadczenie Bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „Poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej,
• Znajomość aktów prawnych: Ustawa o dostępie do informacji publicznej, Kodeks Postępowania Administracyjnego, Ustawa o ochronie danych osobowych
• Znajomość zasad obiegu dokumentów w urzędzie, znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Kompetencje: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• Umiejętność obsługi pakietu MS Office (Word, Excel)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Kurs obsługi sekretariatu
• Umiejętność obsługi specjalistycznego programu EZD – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją