Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• Praca administracyjno-biurowa, obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
  

Zakres zadań

• Wykonuje czynności kancelaryjne, w szczególności przyjmuje wpływającą korespondencję do departamentu i ewidencjonuje ją w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (EZD).
• Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne związane ze stanowiskiem pracy oraz obsługuje urządzenia biurowe.
• Prowadzi, przy pomocy systemu kadrowo-płacowego KOMAeHR, komputerową ewidencję czasu pracy i absencji pracowników biura (np. urlopów, pracy zdalnej, szkoleń).
• Tworzy i monitoruje kalendarz dyrektora i zastępcy dyrektora, koordynuje zaplanowane spotkania wg hierarchii ważności oraz koordynuje przygotowania dyrektora do udziału w spotkaniach służbowych.
• Prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne departamentu, w szczególności zaopatrzenie w materiały biurowe i eksploatacyjne oraz przygotowywanie zamówień na prasę.
• Przygotowuje projekty pism m.in. w sprawach pracowniczych i organizacyjnych departamentu oraz analizuje poprawność formalną dokumentów przedkładanych do podpisu kierownictwa departamentu.
• Przygotowuje wnioski o zaangażowanie środków na służbowe krajowe wyjazdy pracowników i w razie potrzeby wnioski o zwiększenie limitu.

Wymagania niezbędne

• Znajomość zasad funkcjonowania administracji rządowej
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• Umiejętność skutecznej komunikacji
• Umiejętność współpracy w zespole
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z zakresu bezpieczeństwa informacji oraz ochrony danych osobowych
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań