Koordynator Administracyjny / Koordynatorka Administracyjna

Opis stanowiska

Będziesz odpowiadać za administracyjne zaplecze Ośrodka oraz wspierać Dyrektora i zespół w jego codziennym funkcjonowaniu. Do Twoich zadań należeć będzie m.in.:

• tworzenie, aktualizacja i bieżąca koordynacja grafików pracy opiekunów i wychowawców,
• monitorowanie czasu pracy, urlopów i dostępności pracowników,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz przygotowywanie związanych z nią zestawień,
• dbanie o prawidłowy obieg, kompletność i właściwe przygotowanie dokumentacji związanej z bieżącym funkcjonowaniem Ośrodka, zgodnie z obowiązującymi zasadami i wymogami formalnymi (w tym projektowymi),
• gromadzenie i porządkowanie dokumentacji stanowiącej podstawę rozliczeń działalności Ośrodka,
• bieżąca kontrola i ewidencja wydatków oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów finansowych,
• realizacja zamówień na potrzeby dzieci i funkcjonowania Ośrodka oraz dbałość o ich właściwe dokumentowanie,
• obsługa elektronicznego systemu obiegu dokumentów i opisywanie faktur,
• prowadzenie bieżących spraw administracyjnych Ośrodka, w tym obsługa korespondencji i przygotowywanie pism,
• prowadzenie wybranej dokumentacji pracowniczej oraz współpraca z działem kadr w tym zakresie,
• monitorowanie terminów badań lekarskich oraz wsparcie procesów związanych z organizacją pracy zespołu,
• koordynacja organizacyjna szkoleń pracowników (zbieranie listy uczestników, weryfikacja obecności),
• współpraca z podmiotami zewnętrznymi oraz koordynowanie bieżących spraw administracyjnych związanych z funkcjonowaniem Ośrodka,
• prowadzenie dokumentacji wymaganej przepisami oraz procedurami obowiązującymi w Ośrodku,
• współpraca z innymi działami Fundacji, w szczególności w zakresie bieżących potrzeb Ośrodka (m.in. z Działem Obsługi Darczyńcy),
• ścisła współpraca z Dyrektorem Ośrodka oraz Specjalistą ds. rozliczeń projektów, a także wspieranie zespołu w codziennych sprawach administracyjnych i organizacyjnych.

Wymagania

Szukamy osoby, która:

• ma doświadczenie w pracy administracyjnej,
• bardzo dobrze organizuje swoją pracę i potrafi zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie,
• bardzo dobrze zna pakiet MS Office, w szczególności Excel,
• sprawnie pracuje z dokumentacją, zestawieniami i danymi,
• jest dokładna, odpowiedzialna i systematyczna,
• potrafi myśleć analitycznie i dba o szczegóły,
• jest komunikatywna i lubi współpracować z ludźmi,
• jest samodzielna, energiczna i dobrze odnajduje się w dynamicznym środowisku pracy,
• lubi dzieci i chce pracować w miejscu, którego misją jest troska o najmłodszych.

Mile widziane:

• doświadczenie w pracy z elektronicznym obiegiem dokumentów,
• doświadczenie w pracy z dokumentacją rozliczeniową lub finansową,
• prawo jazdy kategorii B.

Oferujemy

• zatrudnienie na pełny etat,
• pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00,
• stabilne zatrudnienie w Fundacji Gajusz,
• możliwość realnego wpływu na sprawne funkcjonowanie Ośrodka,
• współpracę z zaangażowanym i wspierającym zespołem,
• pracę w miejscu, którego celem jest zapewnienie dzieciom bezpieczeństwa i jak najlepszej opieki.