Każda firma prowadząca swą działalność na terytorium Polski, niezależnie od wielkości, lokalizacji czy kapitału, ma obowiązek prowadzić niezbędną dokumentację, która w razie kontroli pozwoli udowodnić, że wszelkie działania prowadzone w danym przedsiębiorstwie są zgodne z prawem i nie powodują negatywnych zmian w strukturze społecznej, zawodowej i finansowej państwa.
Właściciel firmy ma obowiązek odpowiednio dbać, katalogować i archiwizować dokumenty związane z jego przedsiębiorstwem, co leży w zakresie kompetencji albo jego, albo osoby specjalnie do tego wyznaczonej. W przypadku firm jedno- lub kilkuosobowych bardzo często sprawami organizacyjnymi oraz dokumentacją zajmuje się właściciel, którego nie stać na zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za prace biurowe. W przypadku takich przedsiębiorstw, zatrudnianie pracowników biurowych jest nie tyle niepotrzebne, co nieekonomiczne, bowiem ilość dokumentów związanych z działaniem niewielkiej firmy jest dużo mniejsza i wymaga mniej pracy niż w przypadku wielkich przedsiębiorstw.
Do sprawnego i odpowiedniego działania przedsiębiorstw większych potrzebny jest pracownik biurowy, który zajmie się przygotowaniem niezbędnych dokumentów, przejrzy korespondencję, utrzyma kontakt z klientami oraz będzie czuwał nad ogólną koordynacją pracy przedsiębiorstwa. Nierzadko pracownicy biurowi stanowią podstawę prawidłowego i efektywnego działania firmy. Odpowiednie skatalogowanie dokumentów pozwala zaoszczędzić wiele czasu, nerwów i pieniędzy.
W pracy w biurze wymagana jest przede wszystkim organizacja, dokładność i systematyczność. Przydatna jest również znajomość pakietu MS Office, umiejętność obsługi urządzeń biurowych oraz podstaw języka angielskiego. W wielu firmach od pracowników biurowych wymaga się również prawa jazdy kategorii B.