Specjalista w Archiwum

Nazwa stanowiska: specjalista (pełniący funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych)

Wymiar etatu: pełny etat

Liczba etatów: 1

• Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i stosowaniem przepisów kancelaryjno-archiwalnych w Uniwersytecie Wrocławskim.
• Nadzór merytoryczny nad filiami Archiwum Uniwersytetu Wrocławskiego.
• Aktualizacja Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt i Instrukcji Kancelaryjnej Uniwersytetu Wrocławskiego oraz konsultowanie i przygotowywanie niezbędnych zmian w obowiązujących przepisach wewnętrznych.
• Nadzór nad prawidłowym dokumentowaniem przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w jednostkach Uczelni, kompletowaniem i przechowywaniem dokumentacji papierowej oraz pomoc merytoryczna przy przygotowaniu akt do przekazania do archiwum lub brakowania.
• Cykliczne szkolenie pracowników uczelni w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją od momentu wpływu do momentu przechowywania akt spraw zakończonych i przygotowania dokumentacji, celem przekazania do Archiwum UWr lub brakowania.
• Przygotowanie materiałów szkoleniowych i wytycznych dotyczących wykonywania czynności kancelaryjnych oraz umieszczanie ich na platformie e-learningowej i stronie internetowej Uczelni.
• Podejmowanie innych, niezbędnych działań usprawniających obieg dokumentacji zarówno papierowej jak i elektronicznej w Uczelni.
• Udział w zespołach roboczych dotyczących wdrażania i funkcjonowania EZD oraz innych systemów teleinformatycznych, a także obiegu dokumentacji papierowej i elektronicznej w Uczelni.
• Ścisła współpraca z Archiwum Uniwersytetu Wrocławskiego i Archiwum Państwowym we Wrocławiu w zakresie określania właściwego postępowania z dokumentacją.
• Informowanie Dyrektora Generalnego i Dyrektora Archiwum Uniwersytetu Wrocławskiego o stwierdzonych nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych w Uczelni.

• Wykształcenie wyższe magisterskie.
• Minimum 4-letni staż pracy.
• Znajomość przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów kancelaryjno-archiwalnych Uczelni.
• Zdolności komunikacyjne, interpersonalne i organizacyjne.

• Udokumentowany staż pracy w uczelni wyższej/administracji publicznej.
• Doświadczenie w pracy w archiwum, składnicy akt lub na stanowisku koordynatora czynności kancelaryjnych.
• Znajomość systemów teleinformatycznych klasy EZD.
• Doświadczenie w zarządzaniu dokumentacją jednostki, w tym w obszarze archiwizacji.
• Doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, instruktaży dla pracowników.
• Znajomość języka angielskiego/niemieckiego w stopniu komunikatywnym.
• Duża asertywność i samodzielność w działaniu.

• Zatrudnienie w prestiżowej i renomowanej Uczelni.
• Stabilne warunki zatrudnienia (umowa o pracę).
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”.
• Możliwość skorzystania z karty multisport.
• Możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego.
• Możliwość skorzystania z ubezpieczenia opieki medycznej.
• Dofinansowanie wypoczynku.
• Dofinansowanie wypoczynku dzieci.
• Preferencyjne pożyczki.